Verstöße

Die Datenbank kann für viele Situation, die im Laufe der Organisation einer Veranstaltung auftreten können – aber eigentlich nicht sollen – Hinweise, Warnungen bzw. sogar Fehlermeldungen ausgeben.

Es existieren mehrere Stufen an Verstößen, welche einen Hinweis darauf geben, wie schwerwiegend diese sind und wie schnell sich darum gekümmert werden sollte:

• Hinweis: Um einen solchen Verstoß sollte sich irgendwann einmal gekümmert werden, aber das ist erst langfristig möglich oder erfordert die Beteiligung weiterer Personen.

• Warnung: Ein solcher Verstoß sollte relativ bald behoben werden, in Ausnahmefällen kann der entsprechende Zustand aber vorübergehend oder sogar vollständig korrekt sein.

• Fehler: Ein Zustand, der immer falsch ist und behoben werden muss, am besten innerhalb von wenigen Tagen.

• Kritisch: Ein Zustand der nicht existieren können sollte, außer durch einen Softwarefehler, korrumpierte Daten oder einen Fehler außerhalb der Macht des Orgateams.

In diesem Dokument werden die einzelnen Arten von Verstößen näher erläutert.

Fehler bei Anmeldungen

Anmeldungen mit Inkonsistentem Zahlungstatus

Dieser Verstoß tritt auf, wenn beim Eintragen der Zahlungsdaten einer Person etwas schiefgelaufen ist, z.B. wenn sie einen negativen Betrag bezahlt hat oder kein Bezahlungsdatum gesetzt ist.

Einen solchen Verstoß kann in aller Regel nur die Buchhaltung erzeugen und ebenso beheben. Falls das bei deiner Veranstaltung auftritt, wende dich umgehend an die Buchhaltung <buchhaltung@lists.cde-ev.de>.

Anmeldungen mit nicht bezahltem Beitrag

Dieser Verstoß tritt auf, wenn eine Person auf mindestens einem Veranstaltungsteil den Status Teilnehmer hat, aber noch keinen Teilnahmebeitrag bezahlt hat (dies aber tun muss).

Um den Verstoß zu beheben, erinnere die Person daran, ihren Beitrag zu überweisen, ändere ihren Status oder passe ggf. den Teilnahmebeitrag der Person an.

Anmeldungen mit negativem zu zahlenden Beitrag

Dieser Verstoß tritt auf, wenn eine Person insgesamt einen negativen Beitrag zahlen soll. In der Regel deutet dies darauf hin, dass bei der Konfiguration der Teilnahmebeiträge etwas schief gelaufen ist.

Um den Verstoß zu beheben, kontrolliere die für die Person aktiven Teilnahmebeiträge. Falls du dir nicht sicher bist, wo das Problem liegt, melde dich gerne beim Akademie-Finanz-Team <aka-finanzen@lists.cde-ev.de>.

Anmeldungen mit negativem übrigen zu zahlenden Beitrag

Dieser Verstoß tritt auf, wenn eine Person einen höheren Beitrag bezahlt hat, als sie es zum jetzigen Stand hätte tun müssen. In der Regel liegt das daran, dass die Person sich von einem oder mehreren Veranstaltungsteilen abgemeldet hat, oder keinen Platz erhalten hat. Es kommt aber auch vor, dass einzelne Personen versehentlich zu viel Geld überweisen. Auch eingetragene aber noch nicht durchgeführte KL-Erstattungen können der Grund sein.

Um den Verstoß zu beheben, sollte eine Rückzahlung an die Person initiiert werden. Über das genaue Verfahren hierzu sollte dein Finanzorga Bescheid wissen. Ansprechpartner für die Ausführung von Erstattungen und sonstige damit verbundene Fragen ist das Akademie-Finanz-Team <aka-finanzen@lists.cde-ev.de>.

Anmeldungen mit Übrigem zu zahlenden Beitrag

Dieser Verstoß tritt auf, wenn eine Personen bereits einen Teil ihres Beitrages, aber noch nicht den vollen Beitrag bezahlt hat. Oft liegt das daran, dass die Person sich zu einem oder mehreren Veranstaltungsteilen nachgemeldet hat oder weil der Teilnahmebeitrag in mehreren Raten bezahlt wird. Es kommt aber auch vor, dass einzelne Personen versehentlich zu wenig Geld überweisen.

Um den Verstoß zu beheben, erinnere die Person daran den übrigen Beitrag zu bezahlen oder passe ihren Status bzw. ggf. ihren Teilnahmebeitrag an. Ansprechpartner bei allen Fragen rund um Teilnahmebeiträge ist das Akademie-Finanz-Team <aka-finanzen@lists.cde-ev.de>.

Eingecheckte Abwesende

Dieser Verstoß tritt auf, wenn eine Person während eines Veranstaltungsteils eingecheckt ist, deren Status weder Teilnehmer noch Gast ist.

Um diesen Verstoß zu beheben, passe entweder den Status der Person entsprechend an oder trage ggf. einen Checkout ein, der vor dem entsprechenden Veranstaltungsteil liegt.

Uneingecheckte Teilnehmende

Dieser Verstoß tritt auf, wenn Personen am zweiten Tag eines Veranstaltungsteils, an dem sie teilnehmen, noch nicht eingecheckt sind.

Um diesen Verstoß zu beheben, markiere die Person entweder als abgemeldet, wenn sie nicht mehr kommt, oder warte, bis sie angekommen ist, und checke sie anschließend ein.

Fehlende Einverständniserklärung

Dieser Verstoß tritt auf, wenn für minderjährige Teilnehmende einen Monat vor Beginn der Veranstaltung noch keine elterliche Einverständniserklärung vorliegt.

Um den Verstoß zu beheben, trage die angekommene Einverständniserklärung in der Datenbank ein, bzw. erinnere die Minderjährigen daran, dass sie diese einreichen müssen.

Unzulässige gemischte Unterbringung

Dieser Verstoß tritt auf, wenn eine minderjährige Person (U16, Ü10) einer gemischten Unterbringung zugestimmt hat. Üblicherweise tritt dies nur bei manuellem Eingriff durch Orgas auf.

Um den Verstoß zu beheben, bearbeite die Anmeldung und entferne den Haken für “Gemischte Unterbringung”. Beachte allerdings, dass eine eine gemischt untergebrachte minderjährige Person ebenfalls einen Verstoß auslöst.

Fehler bei Veranstaltungsteilen

Unzulässige Isomatteneinteilung

Dieser Verstoß tritt auf, wenn ein Isomattenbereitschaftsfeld konfiguriert ist und eine anwesende Person auf einer Isomatte eingeteilt ist, die dem nicht zugestimmt hat.

Um den Verstoß zu beheben, entferne die Isomatteneinteilung oder ändere die Isomattenbereitschaft der Person.

Fehlende Unterkunftseinteilung

Dieser Verstoß tritt auf, wenn eine anwesende Person eine Woche vor Beginn der Veranstaltung noch keine Unterkunft hat. Tritt nicht auf, wenn für die Veranstaltung keine Unterkünfte existieren.

Um den Verstoß zu beheben, teile die Person in eine Unterkunft ein.

Unterkünfte mit inkorrekter Bewohnerzahl

Dieser Verstoß tritt auf, wenn in einer Unterkunft zu viele Bewohner und/oder Isomattenschläfer eingeteilt sind.

Um den Verstoß zu beheben, teile einige der Bewohner in eine andere Unterkunft ein, teile einige auf Isomatten ein und/oder passe die Kapazität der Unterkunft an.

Unzulässige gemischte Unterkunft

Dieser Verstoß tritt auf, wenn in einer gemischten Unterkunft inkompatible Personen eingeteilt sind. Inkompatibel sind insbesondere Personen, die nicht einer gemischten Unterbringung zugestimmt haben, bzw. Minderjährige unter 16 Jahren.

Um den Verstoß zu beheben, teile einige der Bewohner in eine andere Unterkunft ein.

Fehler bei Kursen

Fehlende Kurseinteilungen

Dieser Verstoß tritt auf, wenn eine Person mit dem Status Teilnehmer, die kein Orga und nicht U10 ist, nicht in einen Kurs eingeteilt ist.

Um den Verstoß zu beheben, sollte die Person in einen Kurs eingeteilt werden oder ihr Status angepasst werden.

Fehlerhafte Kurseinteilungen

Dieser Verstoß tritt auf, wenn eine Person in einer Kursschiene in einen nicht gewählten Kurs eingeteilt ist, oder nicht in den von ihr geleiteten Kurs, obwohl dieser stattfindet.

Um den Verstoß zu beheben, sollte die Person in einen gewählten, bzw. den von ihr geleiteten Kurs eingeteilt werden, ihre Kurswahlen angepasst werden oder der von ihr geleitete Kurs abgesagt werden.

Ausfallende Kurse mit Teilnehmenden

Dieser Verstoß tritt auf, wenn ein abgesagter Kurs noch über Kursteilnehmende verfügt. Das gilt nicht für Personen, die nicht anwesend sind.

Um den Verstoß zu beheben, sollten die Personen in einen anderen Kurs eingeteilt werden, ihr Status angepasst werden oder der Kurs als nicht abgesagt markiert werden.

Kurse mit inkorrekter Teilnehmendenzahl

Dieser Verstoß tritt auf, wenn in einen Kurs zu wenige (aber mehr als 0) oder zu viele Kursteilnehmende eingeteilt sind. Nicht anwesende Kursteilnehmende werden hierbei nicht beachtet.

Um den Verstoß zu beheben, teile einige der Teilnehmenden in andere Kurse ein oder passe die minimale und maximale Teilnehmendenzahl des Kurses an.

Kurse mit einsamen Kursteilnehmenden

Dieser Verstoß tritt auf, wenn in einem Kurs Teilnehmende, aber keine Kursleitenden oder anders herum eingeteilt sind. Nicht anwesende Kursteilnehmende oder Kursleitende werden hierbei nicht beachtet.

Um den Verstoß zu beheben, teile Teilnehmende bzw. Kursleitende in den Kurs ein oder sage den Kurs ab.

Versteckte Kurse

Dieser Verstoß tritt auf, wenn es versteckte Kurse gibt, aber die Anmeldung offen ist oder in wenigen Tagen beginnen soll.

Um den Verstoß zu beheben, zeige die versteckten Kurse in der Kursliste an.

Fehler bei Veranstaltungsteil- oder Kursschienengruppen

Verstöße gegen Teilnahmeausschließlichkeit

Dieser Verstoß tritt nur auf, wenn mindestens eine Veranstaltungsteilgruppe des Typs Teilnahmeausschließlichkeit existiert.

Sofern eine Person bei mehr als einem Teil einer solchen Gruppe den Status Teilnehmer hat, wird ein Fehler angezeigt. Sofern eine Person bei mehr als einem Teil einer solchen Gruppe anwesend ist (Teilnehmer und/oder Gast), wird eine Warnung angezeigt.

Um den Verstoß zu beheben, sollte der Status der Person auf den entsprechenden Veranstaltungsteilen angepasst werden.

Verstöße gegen Kurswahlsynchronisierung

Dieser Verstoß tritt nur auf, wenn mindestens eine Kursschienengruppe des Typs Kurswahlsynchronisierung existiert.

Dieser Verstoß tritt auf, wenn eine Person in einer solchen synchronisierten Gruppe verschiedene Kurswahlen getätigt hat.

Das sollte in der Praxis nicht auftreten können, da bei jeder Änderung an einer Anmeldung die Konsistenz der Wahlen geprüft wird. Sollte das doch passieren ist dies ein schwerwiegender Fehler, der quasi jede weitere Bearbeitung von Kurses und Anmeldungen verhindern dürfte. Falls das bei deiner Veranstaltung passiert, wende dich umgehend an das Datenbank-Team <cdedb@lists.cde-ev.de>.

Verstöße gegen Kursausschließlichkeit

Dieser Verstoß tritt nur auf, wenn mindestens eine Kursschienengruppe des Typs Kursausschließlichkeit existiert.

Sofern ein Kurs in mehr als einer Schiene einer solchen Gruppe stattfindet, wird ein Fehler angezeigt.

Um den Verstoß zu beheben, lasse den Kurs nur in einer solchen Kursschiene stattfinden, oder entferne die entsprechende Kursschienengruppe.