Dokuteam

Das Dokuteam benötigt einige Informationen aus der Datenbank, um seiner Arbeit nachgehen zu können. Um das Extrahieren dieser Informationen zu erleichtern, gibt es mehrere Downloads pro Veranstaltung, die dem Dokuteam zur Verfügung gestellt werden sollen.

Für die Exporte vor und nach einer Veranstaltung ist das Akademieteam als konstanter Ansprechpartner für diese Exporte zuständig, auf der Akademie sollen die Orgas die jeweiligen Exporte generieren.

Die Exporte sind teilweise fertige Dateien im Download-Bereich, teilweise als Standardabfrage gespeichert in den Suchmasken. Letztere können einfach als .csv-Datei heruntergeladen werden.

Vor der Akademie

Kursliste

Sobald alle Kurse in der Datenbank eingetragen wurden und feststeht, welche Kurse zustande kommen, kann eine Liste dieser an das Dokuteam gegeben werden. Diese enthält Kursnummer, Kurskurzname und Kursname aller angelegten Kurse, die in mindestens einer Kursschiene stattfinden.

Unter Veranstaltung/Kurse/Kurssuche die Dokuteam Kursliste Abfrage

Teilnehmerliste

Sobald die Kurseinteilung in der Datenbank vorgenommen wurde, benötigt das Dokuteam eine Liste mit den Kursen jedes Teilnehmers. Diese enthält Vorname, Nachnamen und Kursnummern aller Teilnehmer eines Veranstaltungsteils und ist separat für jeden Veranstaltungsteil vorhanden.

Unter Veranstaltung/Downloads die Dokuteam Teilnehmerliste Datei

Skriptinput Kursliste

Um verschiedene Listen kurz vor der Akademie zu erstellen, benötigt das Dokuteam diese Input Datei. Sie enthält Kurzname und Name der Akademie sowie Kursnummer, Kurskurzname und Kurstitel jedes Kurses, der in mindestens einer Kursschiene stattfindet.

Unter Veranstaltung/Downloads die Dokuteam Kursliste Datei

Auf der Akademie

Kursfoto

Um die Kursfotobeschriftungen abgleichen zu können, benötigt das Dokuteam eine aktuelle Liste, wer in welchem Kurs ist und wer den Kurs leitet. Diese enthält Datenbank-ID, Vorname, Nachname, Kurs-Nummer und hält-seinen-kurs von jedem Teilnehmer der gesamten Akademie.

Unter Veranstaltung/Anmeldungen die Dokuteam Kursfoto Abfrage

Dokuforge

Um nach der Akademie die Dokus setzen zu können, brauchen die Teilnehmer, Dokubeauftragten und Kursleiter einen Dokuforge-Zugang. Dafür benötigt das Dokuteam Mailadresse und Kurs aller Teilnehmer. Diese Liste enthält Datenbank-ID, Vorname, Nachname, Kurs-Nummer, Mailadresse und hält-seinen-kurs von jedem Teilnehmer der gesamten Akademie, der darüber hinaus seine Zustimmung zur Weitergabe seiner Daten an die Teilnehmerliste gegeben hat.

Unter Veranstaltungen/Anmeldungen die Dokuteam Dokuforge Abfrage

Nach der Akademie

Addressabfrage

Um die fertigen Dokus zustellen zu können, benötigt das Dokuteam die aktuelle Adresse der Teilnehmer. Diese Abfrage enthält Datenbank-ID, Vorname, Nachname, Adresszuatz, Straße+Hausnummer, PLZ, Ort und Land jedes Teilnehmers der Akademie.

Unter Veranstaltungen/Anmeldungen die Dokuteam Addressexport Abfrage