Eigene Datenfelder

Die Datenbank bietet euch die Möglichkeit, eigene Datenfelder anzulegen. Da die Arbeitsweise und die zu erfassenden Daten stark von Veranstaltung und Orgateam abhängen, ist das ein extrem mächtiges Werkzeug, um eure eigenen Workflows in der Datenbank abzubilden.

Konzept

Es gibt drei Typen von eigenen Datenfeldern:

• Anmeldungsfelder

• Kursfelder

• Unterkunftsfelder

Der Typ gibt jeweils an, zu welchem Entitätentyp der Datenbank das Feld gehört (nämlich Anmeldung, Kurs und Unterkunft). Wenn ihr etwa ein Datenfeld Raum vom Typ Kursfeld erstellt, erhält jeder Kurs einen Speicherplatz (Raum), in den etwa der Ort an dem er stattfindet eingetragen werden kann.

Weiterhin besitzt jedes Feld einen Datentyp:

• Text

• Ja/Nein

• Zahl

• Dezimalzahl

• Datum

• Datum mit Uhrzeit

Der Datentyp legt das Format der Daten fest, die in ihm gespeichert werden können. So kann etwa ein Feld mit Datentyp Zahl nur Ganzzahlen enthalten, aber keine Dezimalzahlen oder Buchstaben.

Zuletzt kann ein Feld noch Optionen besitzen. Sind Optionen gegeben, kann im Feld nur eine dieser Optionen ausgewählt und gespeichert werden. Sind dagegen keine Optionen gegeben, kann im Feld alles gespeichert werden, was sein Datentyp zulässt. Natürlich müssen auch die Optionen den Datentyp des Feldes respektieren.

Gebrauch

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um Datenfelder zu benutzen:

Von Orgas füllen lassen

Die naheliegenste Möglichkeit ist, das Datenfeld als zusätzliches Informationsfeld zu benutzen, das ihr selber befüllt. Dabei könnt ihr über die Suchmasken und den Knopf Datenfeld setzen für mehrer eurer Suchergebnisse ein Datenfeld setzen (das vermeidet einige Klicks). So könnt ihr etwa für jedes Haus in Kirchheim speichern, auf welchem Hof es liegt, oder das Material, das ein Kurs benötigt, in der Datenbank tracken.

Anmeldung & Fragebogen

Die Datenbank bietet euch auch die Möglichkeit, Datenfelder vom Typ Anmeldung entweder sofort bei der Anmeldung oder später im sogenannten Fragebogen von euren Teilnehmern selbst ausfüllen zu lassen. Entscheidender Unterschied ist, dass Datenfelder in der Anmeldung obligatorisch und im Fragebogen fakultativ sind. So könntet ihr etwa erfassen, wer Akademiekleidung bestellen möchte oder einen hohen Schlafbedarf hat.

Datenbank interne Tools

Es gibt ein paar Funktionalitäten, die in die Datenbank integriert sind und zu deren Benutzung diese ein Datenfeld benötigen, aus dem sie ihre Informationen ziehen können. Hierzu zählt etwa das Feld für Hauswünsche, das ihr auf der Konfigurationsseite spezifizieren könnt. Der Inhalt dieses Feldes wird dann in einem downloadbaren Bastelsatz zur Zimmereinteilung bereitgestellt. Ebenso funktioniert die Verwaltung der Warteliste über die Datenbank, indem ein Feld zugewiesen wird, in dem die Position der Anmeldung auf der Warteliste gespeichert wird.

Alle diese Fälle können (und sollten) auch miteinander kombiniert werden. So ist es etwa Sinnvoll, das Feld für die Hauswünsche direkt bei Anmeldung abzufragen und dann der Datenbank mitzuteilen, damit diese direkt im Bastelsatz zur Zimmereinteilung zur Verfügung stehen. Ebenso ist es ratsam, die Wartelistenposition einer Anmeldung von euch Orgas eintragen zu lassen und dann der Datenbank bekannt zu machen, damit diese für euch eine stets aktuelle Warteliste bereitstellen kann.