Teilnahmebeiträge

Für die automatische Berechnung von Teilnahmebeiträgen für Teilnehmende von Veranstaltungen gibt es die Möglichkeit auch komplizierte Sachverhalte durch boolsche Funktionen akkurat abzubilden. Ergänzend können personalisierte Teilnahmebeiträge angelegt werden, die nur für einzelne Anmeldungen gelten und einen individuell pro Anmeldung konfigurierten Betrag haben.

Für viele Veranstaltungen ist beides kaum notwendig. Beim Erstellen der Veranstaltung werden automatisch zwei Teilnahmebeiträge eingerichtet, in Folge dessen müsst ihr als Orgas lediglich die Höhe des Teilnahmebeitrags und des Externenzusatzbeitrags – beides in Absprache mit dem Vorstand – anpassen.

Sollte eure Veranstaltung jedoch über mehrere Veranstaltungsteile verfügen, eine Möglichkeit zum freiwillgen Entrichten eines höheren Beitrages oder eine vergünstigte Teilnahme für Orgas, Vortragende, Kinder etc. vorsehen, könnt ihr zusätzliche Teilnahmebeiträge anlegen und diese mit selbst definierten Datenfeldern verknüpfen. Diese Datenfelder solltet ihr dann auch bei der Anmeldung abfragen.

Alle Aspekte eines konfigurierten Beitrages lassen sich nachträglich anpassen.

Wie das alles funktioniert und was mit diesem System möglich ist erfahrt ihr hier.

Beitragstypen

Alle Teilnahmebeiträge haben einen der folgenden Typen:

• Regulärer Teilnahmebeitrag

• Stornokosten

• Externenzusatzbeitrag

• KL-Erstattung

• KL-Spende

• Solidarische Reduktion

• Solidarische Erhöhung

• Solidarische Spende

• Sonstige Spende

Die Typen dienen der Übersichtlichkeit, sowie der Statistik und haben fast keine direkte Auswirkung in ihrer Funktionalität.

Teilnehmende, deren zu zahlender Beitrag sich aus mehr als einem Beitragstypen zusammensetzt, erhalten bei und nach ihrer Anmeldung eine Übersicht über die Zusammensetzung ihres Beitrags, aufgeschlüsselt nach Beitragstyp.

Bedingte Teilnahmebeiträge

Teilnahmebeträge sind – anders als früher – nicht direkt mit Veranstaltungsteilen verknüpft. Es gibt eine eigene Konfigurations- und Übersichtsseite für Teilnahmebeiträge, erreichbar über den Knopf “Teilnahmebeiträge” in der Navigationsleiste der Veranstaltung.

Für jeden Teilnahmebeitrag können hier Titel, Typ, Betrag, Bedingung und optional Notizen konfiguriert werden. Die Bedingung ist eine boolsche Formeln, d.h. eine Formel, die abhängig von den enthaltenen Variablen, entweder “wahr” oder “falsch” ist. Falls das Ergebnis “wahr” ist, trifft die Formel zu und der entsprechende Betrag wird zum Gesamtbetrag addiert. Für Vergünstigungen können negative Beträge eingestellt werden.

Als Orgas könnt ihr unter “Anmeldung konfigurieren” -> “Anmeldungsvorschau” ansehen, wie eure Anmeldung konfiguriert ist und erhaltet am Ende der Seite eine detaillierte Live-Vorschau welche Teilnahmebeiträge bei der gerade eingestellten Anmeldung fällig werden und warum. (Für diese Vorschau ist JavaScript notwendig).

Teilnehmende erhalten während der Anmeldung ebenfalls eine Live-Vorschau über den finalen Teilnahmebeitrag, allerdings ohne die detaillierte Tabelle. Nach der Anmeldung wird ihnen der Teilnahmebeitrag auf der “Meine Anmeldung”-Seite, sowie in der automatisch nach Anmeldung versandten Mail angezeigt.

Beim Anlegen neuer Veranstaltungsteile wird automatisch ein einfacher Teilnahmebeitrag für diesen Veranstaltungsteil angelegt, dieser kann ganz normal angepasst werden.

Die Bedingung

Operatoren und Tokens

Die Formeln werden aus einer beliebigen Anzahl von Tokens aufgebaut, die untereinander durch Operatoren verknüpft werden. Jedes Token ist entweder wahr oder falsch, Vergleiche wie X > 3 sind nicht möglich.

Trifft die gesamte Bedingung zu, wird der entsprechende Betrag, der auch negativ sein kann, addiert.

Folgende Tokens stehen zur Verfügung, die in den Formeln verknüpft werden können:

• field.<Kurzname>: Ist der Wert des entsprechenden Feldes wahr oder falsch?

• part.<Kurzname>: Ist der Status für den Teil “Offen”, “Teilnehmer” oder “Warteliste”?

• any_part: Gilt ein entsprechender Status für mindestens einen Teil der Veranstaltung?

• all_parts: Gilt ein entsprechender Status für alle Teile der Veranstaltung?

• is_member: Ist die Person derzeit CdE-Mitglied?

• is_orga: Ist die Person derzeit Orga der Veranstaltung?

• True: immer wahr

• False: immer falsch

Felder, die hier referenziert werden, dürfen nur im Anmeldungsfragebogen, nicht aber im Zusätzlichen Fragebogen abgefragt werden.

Folgende Operatoren stehen zur Verfügung, um diese Tokens zu verknüpfen:

• not (verneint den rechtsstehenden Token)

• and (Sind beide verknüpfte Tokens wahr?)

• or (Ist mindestens einer der verknüpften Tokens wahr?)

• xor (Ist genau einer der verknüpften Tokens wahr?)

Die Operatoren sind in der Reihenfolge ihrer Präzedenz gelistet, d.h. not gilt vor and, and gilt vor or, or vor xor, etc. Zusätzlich ist es möglich runde Klammern (()) zu verwenden um die Auswertungsreihenfolge zu verändern.

Die Verwendung solcher Formeln ist unten anhand von Beispielen erläutert.

Personalisierte Teilnahmebeiträge

Personalisierte Beiträge verfügen genau wie bedingte Teilnahmebeiträge über einen Titel, einen Typen und optional über Notizen, haben jedoch keinen Betrag und keine Bedingung.

Stattdessen kann, nachdem der Personalisierte Beitrag angelegt wurde, für einzelne Anmeldungen (über die jeweilige “Teilnahmebeitragsdetails”-Seite) ein jeweils individueller Betrag festgelegt werden, welcher dann nur für diese eine Anmeldung gilt.

Alternativ kann über die Seite “Teilnahmebeiträge” oder eine Anmeldungssuche für alle, Anmeldungen bzw. eine ausgewählte Teilmenge aller Anmeldungen gleichzeitig ein Betrag festgelegt (oder geändert) werden. Hierzu dient der Knopf “Personalisierten Betrag für mehrere Anmeldungen festlegen” auf der Teilnahmebeitragsübersicht, bzw. beim Ergebnis einer Anmeldungssuche.

Der angedachte Nutzen von Personalisierten Teilnahmebeiträgen ist für die Modellierung von semantisch ähnlichen oder identischen Beiträgen, Erstattungen oder Erlassungen, welche in mehreren unterschiedlichen Höhen existieren, bspw. KL-Erstattungen, wenn sich die Höhe der Erstattung von TN- oder KL-Zahl abhängt, oder viele KLs Teile der Erstattung spenden möchten, und daher eine Modellierung über bedingte Beiträge wegen der festen Beträge umständlich ist.

Beispiel 1 (einfache Veranstaltung)

Es gibt eine Akademie mit einem einzigen Teil, wo die Teilnahme 90 Euro kosten soll. Nichtmitglieder müssen 8 Euro mehr zahlen, zudem kann ein Solidarzusatzbeitrag von 9 Euro bezahlt werden. Orgas sollen nichts zahlen.

• part.aka AND NOT is_orga => 90 Euro

• any_part AND NOT is_member => 8 Euro

• part.aka AND field.solidarity => 9 Euro

die entsprechenden eigenen Datenfelder vom Typ Anmeldungsfeld müssen zuvor angelegt werden:

1. • Feldname: “solidarity”

   • Datentyp: “Ja/Nein”

   • Optionen: (Feld leer lassen)

Zudem müssen noch Einträge im Anmeldungsfragebogen angelegt werden, damit die Teilnehmenden bei der Anmeldung angeben können was auf sie zutrifft. Das geht unter “Anmeldung konfigurieren”:

1. • Titel: “Ich möchte den Solidarzusatzbeitrag bezahlen.”

   • Abfrage: “solidarity”

   • Text: “Du kannst freiwillig 9 Euro pro Teil mehr zahlen um zukünftige Veranstaltungen zu unterstützen.”

   • Vorgabewert: (Feld leer lassen)

   • Schreibgeschützt: Nein

Beispiel 2 (mehrteilige Veranstaltung)

Es gibt eine SommerAkademie mit drei Teilen. Die Teilnahme am mittleren Teil kostet 230 Euro, während die beiden anderen Teile 215 Euro kosten.

• part.A1 OR part.A2 OR part.A3 => 215 Euro (Regulärer Beitrag)

• part.A2 => 15 Euro (Regulärer Beitrag)

Darüber hinaus wird für die Erstellung einer Anmeldung eine Bearbeitungsgebühr in Höhe von 5 Euro erhoben.

• True => 5 Euro (Regulärer Beitrag)

Die Teilnehmenden sollen angeben können, dass sie nur zu einem der Teile oder nicht zu allen Teilen, für die sie sich angemeldet haben, kommen.

• ((part.A1 AND part.A2) OR (part.A2 AND part.A3) OR (part.A3 AND part.A1)) AND NOT field.one_part => 215 Euro (Regulärer Beitrag)

• part.A1 AND part.A2 AND part.A3 AND NOT field.not_all_parts => 215 Euro (Regulärer Beitrag)

Hier ist anzumerken, dass diese Formeln fehlertolerant sind: Sie werten auch dann richtig aus, wenn die Person sowieso nur für die entsprechende Zahl an Teilen angemeldet ist.

Kinder unter 13 Jahren kosten beim Feriendorf weniger, daher müssen sie 15 Euro weniger bezahlen.

• (part.A1 OR part.A2 OR part.A3) AND field.is_child => -15 Euro (Regulärer Beitrag)

• ((part.A1 AND part.A2) OR (part.A2 AND part.A3) OR (part.A3 AND part.A1)) AND NOT field.one_part AND field.is_child => -15 Euro (Regulärer Beitrag)

• part.A1 AND part.A2 AND part.A3 AND NOT field.not_all_parts AND field.is_child => -15 Euro (Regulärer Beitrag)

Finanziell besser situierte Teilnehmende sollen die Möglichkeit bekommen, mit einem “Solidarzusatzbeitrag” in Höhe von 9 Euro pro Teil den Verein und zukünftige Veranstaltungen zu unterstützen.

• part.A1 AND field.solidarity => 9 Euro (Solidarische Erhöhung)

• part.A2 AND field.solidarity => 9 Euro (Solidarische Erhöhung)

• part.A3 AND field.solidarity => 9 Euro (Solidarische Erhöhung)

Nicht-Mitglieder müssen einen Zusatzbeitrag in Höhe des Mitgliedsbeitrags errichten, wenn sie teilnehmen möchten. Wer eine Doku möchte, muss 10 Euro extra zahlen.

• any_part AND NOT is_member => 8 Euro (Externenbeitrag)

• any_part AND field.doku => 10 Euro (Regulärer Beitrag)

Gäste, oder Personen, welche früher ab- oder später angereist sind, zahlen einen anteiligen Beitrag berechnet an der Anzahl von Tagen, die sie tatsächlich anwesend waren. Alle Kursleitenden bekommen eine Erstattung von 50 € angeboten. Einige KL verzichten auf einen Teil der Erstattung und spenden diesen.

• Personalisierter Teilnahmebeitrag “Zusatzübernachtungen” (Regulärer Beitrag)

• field.kl_erstattung => 50 Euro (KL-Erstattung)

• Personalisierter Teilnahmebeitrag “KL-Spende” (KL-Spende)

Die entsprechenden eigenen Datenfelder vom Typ Anmeldungsfeld müssen zuvor angelegt werden:

1. • Feldname: “one_part”

   • Datentyp: “Ja/Nein”

   • Optionen: (Feld leer lassen)

2. • Feldname: “not_all_parts”

   • Datentyp: “Ja/Nein”

   • Optionen: (Feld leer lassen)

3. • Feldname: “doku”

   • Datentyp: “Ja/Nein”

   • Optionen: “True;Ich möchte eine gedruckte Doku haben (10 Euro) (neue Zeile) False;Ich verzichte auf die gedruckte Doku”

4. • Feldname: “solidarity”

   • Datentyp: “Ja/Nein”

   • Optionen: (Feld leer lassen)

5. • Feldname: “kl_erstattung”

   • Datentyp: “Ja/Nein”

   • Optionen: (Feld leer lassen)

Anmerkung: Durch die Vorgabe von Optionen wird die Abfrage bei der Anmeldung als Dropdown mit insgesamt drei Einträgen (leer, wahr oder falsch) dargestellt. Sofern nicht in der Konfiguration anders eingestellt (siehe unten), ist die leere Option vorausgewählt. Es ist nicht möglich, die Anmeldung abzuschicken, ohne hier etwas auszuwählen, daher eignet sich diese Variante dazu die Teilnehmenden zu zwingen eine Entscheidung zu treffen.

Zudem müssen noch Einträge im Anmeldungsfragebogen angelegt werden, damit die Teilnehmenden bei der Anmeldung angeben können was auf sie zutrifft. Das geht unter “Anmeldung konfigurieren”:

1. • Titel: “Ich möchte nur an einem der Teile, für die ich mich angemeldet habe, teilnehmen.”

   • Abfrage: “one_part”

   • Text: (keiner)

   • Vorgabewert: (Feld leer lassen)

   • Schreibgeschützt: Nein

2. • Titel: “Ich möchte nicht an allen Teilen, für die ich mich angemeldet habe, teilnehmen.”

   • Abfrage: “not_all_parts”

   • Text: (keiner)

   • Vorgabewert: (Feld leer lassen)

   • Schreibgeschützt: Nein

3. • Titel: “Ich bin unter 13 Jahre alt.”

   • Abfrage: “is_child”

   • Text: “Kinder zahlen pro Teil 15 Euro weniger”

   • Vorgabewert: (Feld leer lassen)

   • Schreibgeschützt: Nein

4. • Titel: “Ich möchte den Solidarzusatzbeitrag bezahlen.”

   • Abfrage: “solidarity”

   • Text: “Du kannst freiwillig 9 Euro pro Teil mehr zahlen um zukünftige Veranstaltungen zu unterstützen.”

   • Vorgabewert: (Feld leer lassen)

   • Schreibgeschützt: Nein

Speichern und fertig! Während der Anmeldung bekommen alle Teilnehmenden nun die entsprechenden vier Checkboxen angezeigt.

Für Gäste und “Anti-Gäste” können die entstehenden, bzw. gesparten Kosten als individuelle Beträge für den personalisierten Beitrag “Zusatzübernachtungen” eingetragen werden. Gäste sehen so automatisch den (zusätzlichen) Beitrag den sie bezahlen müssen, während für Anti-Gäste angezeigt wird, wie viele diese erstattet bekommen sollen.

Nach der Akademie wird bei allen KLs das Feld “kl_erstattung” gesetzt. Die Datenbank zeigt nun (korrekterweise) an, dass diese Personen zu viel bezahlt haben.

Für Kursleitende, die einen Teil ihres Beitrags spenden wollen, wird ein individueller Betrag für den Beitrag “KL-Spende” eingetragen.